Administrador de Back Office

Resumen: 
Función básica: Es responsable de coordinar las actividades y operaciones de la oficina para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de las políticas de la empresa y las tareas diarias. Asegurar que todas las tareas administrativas se completen y estén en su lugar para proporcionar el apoyo adecuado a cada miembro del personal de los diversos departamentos de la empresa. Supervisarás y te mantendrás al día con la rentabilidad de la empresa. Su posición jugará un papel vital en todo el proceso operativo de la empresa.

Este es un puesto en la oficina.
De lunes a viernes de 7 a 15:30 horas.
Paga: $16 la hora

 

Trabajo de calidad y preciso. Usted proporciona la información más completa y actualizada con respecto a las pérdidas y ganancias y todo el pulso del negocio.

 

Resultados que reflejan un rendimiento superior 

·       Financiero/ Administrativo

o Los clientes facturaban, perseguían el pago y pagaban rápidamente

o Las facturas de los proveedores se reciben, se verifican y se envían para su pago.

o Los registros están limpios y actualizados

o Estar conectado a CTM y responder a las llamadas entrantes y devolver las llamadas telefónicas perdidas.

·       Registros/Programación de pedidos

o Programar estimaciones a partir de referencias recibidas y seguimientos.

o A cargo de consultas online de presupuestos. (Facebook, Thumbtack, Google, etcétera)

o Crear el registro de pedidos para cada orden de trabajo.

o Dar seguimiento a cualquier tarea asignada a la oficina desde el contact center.

 

Comportamientos que se necesitan para tener éxito en este rol: 

·       Altamente organizado/disciplinado que supervisa las operaciones diarias

·       Urgencia en torno a los resultados.

·       Comprensión de hojas de cálculo y documentación y QuickBooks.

·       Agradecimiento por el servicio al cliente, cómodo con el conflicto y la resolución de conflictos

·       Se preocupa profundamente por los instaladores y el equipo de ventas con el que trabaja y supervisa

·       Persistente en la obtención de respuestas y resultados

·       Jugador de equipo

·       Involucrado en el proceso de contratación y despido y en las evaluaciones de desempeño del personal.

·       Disfruta siguiendo y mejorando sistemas

 

Informes y responsabilidades requeridos de este rol:  

·       Seguimiento de ventas semanales completado

·       Actualización semanal del campo general

·       Informes semanales de producción, ingresos e inventario

·       Reuniones semanales y mensuales

·       Logre KPI mensuales

o Salarios 18%

o Materiales 28%

o Utilidad Bruta 55%

o Reputación superior al 4.5%

 

 

 

 

Descripción general de las tareas y actividades principales necesarias en este rol: 

 

·       Comunicación con clientes y compañeros de trabajo por teléfono, correo electrónico y diversos sistemas de mensajería, Zoom, Face Time, etcétera. Resolviendo problemas, respondiendo preguntas y requerimientos.

·       Dar seguimiento a todos los leads por cualquier medio que se reciban para concertar citas de ventas. Continúe haciéndolo hasta que el cliente potencial sea contactado o se agote por completo.

·       Programación de instalaciones y comunicación de instrucciones de trabajo para instalar equipos.

 

·       Pedir materiales a los proveedores para garantizar que lleguen a tiempo y hacerles rendir cuentas cuando no cumplan con nuestras expectativas de servicio.

·       Facturación a clientes

·       Cobro de pagos

·       Seguimiento de las estimaciones de ventas que tienen más de 10 días de antigüedad tratando de asegurar el negocio.

·       Informar a los propietarios de forma diaria / semanal.

·       Reuniones

o Asistir y presentar/preparar cuadros, gráficos y agendas según lo solicitado.

o Participar en todas las reuniones / seminarios web de Brothers Gutters cuando sea necesario.